文檔管理軟件適用于什么樣的企業(yè)
概述:近幾年隨著科技發(fā)展,時代的進(jìn)步,企業(yè)在進(jìn)行文檔管理過程中也出現(xiàn)了各種各式的問題,比如說:海量文檔存儲,管理困難;查找緩慢,效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協(xié)作共享;
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近幾年隨著科技發(fā)展,時代的進(jìn)步,企業(yè)在進(jìn)行文檔管理過程中也出現(xiàn)了各種各式的問題,比如說:海量文檔存儲,管理困難;查找緩慢,效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協(xié)作共享;知識管理舉步維艱等。
根據(jù)以上的問題,這時候也應(yīng)運了各種各樣的文檔管理系統(tǒng)出現(xiàn)在我們面前,對于五花八門的系統(tǒng),我們應(yīng)該怎么去選擇一個能幫助我們有效管理文檔的系統(tǒng)。
為了讓大家能夠更好的選擇到適合自己的文檔管理系統(tǒng),于是對許多文檔管理系統(tǒng)做了一個試用,首先,先來介紹下試用過后比較感興趣的一個系統(tǒng)。
彩虹文檔管理系統(tǒng),試用感覺就是這套系統(tǒng)功能很不錯,簡單方便,操作容易,容易上手。
那接下來就來介紹下彩虹文檔管理系統(tǒng)里面有什么功能。
首先就是文檔集中存儲、儲存簡單方便,可以把公司所有的文檔集中起來存儲,并且建立在B/S架構(gòu)之上,可以任何地方登陸,方便辦公。有些時候臨時要做的事情不用跑回單位處理,在家就可以直接辦公。很適合過節(jié)或者出差在外遇到緊急工作的人。
其次是權(quán)限管理(成組授權(quán)、負(fù)授權(quán)、委托授權(quán)等),一般我們文檔被某個用戶訪問,用戶就可以不受限的將該文檔通過拷貝,郵寄等方式傳播給他人。但是彩虹文檔管理系統(tǒng)采用的文檔是終生機(jī)制,文檔無論何時被訪問,除非管理員特別指定,文檔都受管理系統(tǒng)的控制。它給每個員工都分發(fā)該有的權(quán)限,如下載,瀏覽,刪除等,可以避免核心文檔暴露所有人當(dāng)中,充分的保護(hù)好企業(yè)信息安全,在高效快捷便利的同時,不失安全。
文件搜索提供了全文搜索、高級搜索、搜索篩選等,還有標(biāo)簽組功能(分組標(biāo)簽,方便文檔查找和分類)、在搜索功能上最喜歡是它毫秒級的搜索速度,真心讓挑剔搜索速度的人沒得挑剔。
當(dāng)然,彩虹EDM圖紙文檔管理軟件還不僅僅只有以上這些功能,最喜歡的功能,就是版本管理這個功能,通過掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況,包括操作人、動作、日期時間等信息,并且可以查看以前的歷史版本,知道何人修改什么東西。當(dāng)出現(xiàn)問題,可以及時倒回,避免損失。
其實,在國家,文件管理系統(tǒng)早已是和ERP系統(tǒng)等一樣,融入到各個企業(yè)當(dāng)中。幫助企業(yè)提高效率。
所以,選擇一個適合的系統(tǒng)才能真正解決文檔管理問題,輕輕松松工作。
希望以上內(nèi)容對大家有幫助,能夠幫助大家提高工作效率和質(zhì)量。
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