企業(yè)如何避免數(shù)據(jù)文檔管理混亂帶來(lái)的工作效益流失 

信息化不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算都已“聯(lián)姻”，日益膨脹的電子文檔該如何管理已成為企業(yè)需要解決的首要問(wèn)題。下面，我們就一起來(lái)看看企業(yè)文檔管理中存在的一些問(wèn)題。 

一、真實(shí)性難保障

電子文件從起草、定稿、修改都是在計(jì)算機(jī)上完成的，因而具有便于修改和復(fù)制的特性，且不像紙質(zhì)文件白紙黑字，修改后一目了然。對(duì)原稿內(nèi)容進(jìn)行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，這樣就失去了電子文檔保存的意義。

二、安全性存在隱患

電子文檔對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面有著很強(qiáng)的依賴性，稍不留意就會(huì)出現(xiàn)電子文檔被竄改、丟失和損毀等現(xiàn)象。安全性是企業(yè)電子文檔管理面臨的一大難題。

三、開放性不好把控

涉及到企業(yè)內(nèi)部信息的文件不宜對(duì)外公開、但合同文件又需要共享給客戶，可見文檔的參與者需視文檔而異，這對(duì)文件的開放范圍和共享權(quán)限設(shè)置有著很高的要求。

四、統(tǒng)一管理比較混亂

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)都會(huì)配置一臺(tái)服務(wù)器用于存放企業(yè)的規(guī)章制度，而辦公中產(chǎn)生的文檔都存在于每個(gè)員工的電腦中或者是通過(guò)郵件往來(lái)進(jìn)行共享。這樣，員工離職、郵件刪除就意味著文件的永久消失，無(wú)法達(dá)到統(tǒng)一管理的效果。
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