企業(yè)如何選擇圖文檔管理軟件對文檔進(jìn)行統(tǒng)一化管理
概述:統(tǒng)一文檔管理標(biāo)準(zhǔn),建立文檔管理制度。
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文檔是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動的真實紀(jì)錄和知識積累。作為企業(yè)重要的知識資產(chǎn),文檔資料在企業(yè)運(yùn)營管理中,具有十分重要的作用。近年來,傳統(tǒng)企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)大潮的推動下,紛紛加快了企業(yè)信息化建設(shè)的步伐,而傳統(tǒng)的文檔管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需求,亟需引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法與工具經(jīng)驗,促進(jìn)企業(yè)信息化改革。
一、傳統(tǒng)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀
文檔管理意識薄弱
多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)對文檔管理工作不重視,意識懈怠,文檔管理專業(yè)程度不夠。普遍存在文檔信息更新不及時,保存方式不合理,信息殘損缺失、數(shù)據(jù)不安全易泄漏等系列問題。一方面是文檔管理工作枯燥,員工缺少熱情,容易產(chǎn)生懈怠。另一方面是由于文檔管理工作不能快速促進(jìn)業(yè)務(wù)改進(jìn)或直接帶來收益,企業(yè)員工往往忽視其重要性。這些都影響著文檔管理工作的專業(yè)化進(jìn)程。
文檔管理設(shè)備和技術(shù)落后
由于文檔管理工作缺少管理經(jīng)驗與先進(jìn)工具支持,導(dǎo)致企業(yè)文檔管理整體落后。一些企業(yè)仍然采用共享文件夾和FTP服務(wù)器這樣的傳統(tǒng)文件管理方式,文件的安全性無法保障、文件被修改后無法存儲歷史版本、文件被刪除無法恢復(fù)導(dǎo)致文件的丟失等一系列問題與諸多安全隱患仍存在。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與企業(yè)業(yè)務(wù)的深入,共享文件夾和FTP服務(wù)器已經(jīng)無法滿足日益增長的文件存儲、共享及應(yīng)用需求。這個時候,企業(yè)及時引進(jìn)一個高效專業(yè)的企業(yè)文檔管理系統(tǒng),顯得迫切與關(guān)鍵。
二、企業(yè)文檔管理工作改進(jìn)策略和方法
樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念
思維策略決定執(zhí)行方式,在企業(yè)內(nèi)至上而下樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念,提高全體員工對文檔管理工作的重視,是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理信息化革新的前提。只有改革傳統(tǒng)文檔管理觀念,實現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變,才能自覺投入文檔管理工作,保持熱情,提高積極性。
搭建文檔管理平臺,提高辦公自動化水平
伴隨計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,越來越多的企業(yè)享受到了信息化改革的快捷便利。適時引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理手段,搭建專業(yè)高效的企業(yè)文檔管理平臺是加快企業(yè)信息化建設(shè),逐步提升管理效率的保障。作為國內(nèi)領(lǐng)先的文檔管理解決方案提供商,彩虹圖紙文檔管理軟件可以幫助企業(yè)解決文件存儲備份、分類管理、分享協(xié)作、版本管理、權(quán)限設(shè)置等需求,有助于提高員工的工作效率,降低企業(yè)的運(yùn)營成本。
統(tǒng)一文檔管理標(biāo)準(zhǔn),建立文檔管理制度
制定相應(yīng)的文檔管理工作制度,對員工進(jìn)行行為規(guī)范,可以有效提高文檔管理工作的效率。首先要對文檔管理工作體制進(jìn)行改革,制定標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程,確保文檔管理工作規(guī)范有序,科學(xué)合理。其次要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)指導(dǎo),熟練業(yè)務(wù),提升員工的專業(yè)度,使得文檔管理工作變得規(guī)范、可控。
總結(jié)
在信息化背景下,企業(yè)文檔數(shù)據(jù)呈井噴式遞增。如何更安全地存儲管理海量的數(shù)據(jù)文件,如果更便捷地查找使用文檔資料,企業(yè)文檔管理工作的重要性日趨凸顯。
為了更好地釋放文檔價值,引進(jìn)先進(jìn)的文檔管理軟件與信息化系統(tǒng)工具,是企業(yè)擁抱信息化改革的明智選擇,科學(xué)管理文檔,提升辦公效率,為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展更好護(hù)航。
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