鄭州招商會策劃/鄭州招商會背景板租賃 

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聯(lián)系電話：李老師 152-3800-7927（微信同號）

在鄭州舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等。此外，還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個(gè)專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。 
一、 確立明確的目標(biāo)
對任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。
二、 完善信息的采集與分析  0371-655-28033 
     信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。
三、 追求不斷的創(chuàng)新
每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、 制定周密的計(jì)劃
無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理
在進(jìn)行現(xiàn)場管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力（參見14條）
六、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)
成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計(jì)劃。
七、 爭取優(yōu)秀，而不是完美
無論會議大小與否，再好的會議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。
八、 了解會議涉及的行業(yè)
為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。
九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂
保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。
十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一  0371--6552-8033 
你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記�。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的！
十一、合理控制預(yù)算
要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。
十二、最大限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會議包裝”）
十三、清晰而明確的溝通 
清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？
十四、成熟的危機(jī)管理
針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價(jià)值
為了滿足與會者的需求，一個(gè)會議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會議中得以體現(xiàn)。
行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者是政府主管部門組織舉辦、行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)的有關(guān)企業(yè)參加的會議。
行業(yè)會議策劃的中心任務(wù)集中在三個(gè)方面：會議的主題、會議的議題和會議的籌備方案。會議的主題策劃在前面已有介紹，下面主要討論會議的議題和籌備方案。


企業(yè)有時(shí)為了情況、征求意見，或?yàn)榱颂接憜栴}等，常常要召開座談會。座談會是一種很好的會議形式，它可以采用面對面交談或討論的形式。座談會的策劃應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)收集市場信息。為了使研討會研討的內(nèi)容有的放矢，在準(zhǔn)備舉辦研討會之前，會展企業(yè)要多方收集市場信息，對該行業(yè)作深入的研究，努力抓住行業(yè)熱點(diǎn)問題，為確定會議主題及方案提供翔實(shí)的資料。
(2)確定會議主題。會議主題一定要能緊緊把握時(shí)代脈搏，能切實(shí)反映該行業(yè)某一領(lǐng)域發(fā)展動(dòng)態(tài)。會議主題是會議的靈魂，一個(gè)好的主題能對會議潛在的聽眾產(chǎn)生強(qiáng)大的號召力；相反，如果會議主題不能被會議潛在的聽眾所接受，會議將會名存實(shí)亡。0371--655-280-33 

(3)準(zhǔn)備會議方案。會議方案是有關(guān)會議召開的具體實(shí)施計(jì)劃。會展企業(yè)要組織一個(gè)高水平的會議，會議實(shí)施計(jì)劃一定要做到詳盡周密、高效協(xié)作。孫晶晶     152-3800-7927
(4)邀請主講人員。會議主講人員對于會議的作用是非常重要的。因此，會展企業(yè)必須花費(fèi)一定的精力來邀請自己所期望的主講人員到會。對于某主講人員負(fù)責(zé)演講的議題，會展企業(yè)至少應(yīng)在會議開幕前的一個(gè)半月或更早的時(shí)間通知他們，以便其早作準(zhǔn)備；要妥善安排主講人員的吃、住、行，對于一些重要的主講人員，要安排專人陪同；如果演講者或者聽眾中有持不同語言者，還要注意配備翻譯人員，如有可能，可以事先讓翻譯人員了解一些演講的內(nèi)容，以便其在現(xiàn)場更好地翻譯。
(5)會議召開。當(dāng)會議召開日期臨近時(shí)，會展企業(yè)要妥善安排和布置會場以迎接會議的召開。會展企業(yè)要落實(shí)會議召開的場地以及場地中電源、音響、投影儀、錄音錄像等相關(guān)設(shè)備，并備有后備的電源、音響等；要安排好會議現(xiàn)場的工作人員和技術(shù)設(shè)備維護(hù)人員，落實(shí)服務(wù)人員以及茶水的供應(yīng)；保障會議現(xiàn)場的光電、溫度和通風(fēng)處于正常狀態(tài)；制定會場紀(jì)律；組織專業(yè)人員對會議現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開啟安全門。以上各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就緒以后，就可以按照會議議程舉行會議了。
(6)會后總結(jié)。會議召開以后，會展企業(yè)要及時(shí)對會議籌備及舉辦過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，以便下一次舉辦該會議時(shí)能使會議的水平得到進(jìn)一步的改善和提高。
(7)會議危機(jī)管理方案。會議策劃應(yīng)有危機(jī)管理方案，以便萬一出現(xiàn)突發(fā)危機(jī)事件時(shí)有應(yīng)對辦法。會議危機(jī)管理方案包括兩部分的內(nèi)容：一是針對突發(fā)事件的管理方案；二是會議備用方案，即針對一旦原會議策劃方案因故不能全部或部分實(shí)施而制定的替代方案。
(8)會議預(yù)算與贊助辦法。召開會議需要邀請一些國內(nèi)外著名的專家、學(xué)者、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人或者是行業(yè)主管部門的官員到會演講，還要租用會議場地，進(jìn)行適當(dāng)?shù)臅�議現(xiàn)場布置，這些都需要一定的費(fèi)用。對于會議所需要的各項(xiàng)費(fèi)用，會展企業(yè)要事先做好預(yù)算，對各項(xiàng)費(fèi)用的開支要心里有底，并安排必要的資金以使會議成功召開。0371-655-280-33 

          企業(yè)可以采用三種來籌集會議所需資金：第一，可以從展會收入中撥出一部分作為會議籌備資金，做到“以展養(yǎng)會，以會促展”；第二，可以向與會人員收取一定的會務(wù)費(fèi)用；第三，可以尋求企業(yè)贊助。由于與會人員都是一些行內(nèi)人士，如果會議舉辦出色，影響較大，很多企業(yè)是愿意贊助會議的。企業(yè)對會議的贊助可以有多種形式，如轉(zhuǎn)讓會議的冠名權(quán)、允許企業(yè)在會議的某些特定地方做廣告、允許贊助企業(yè)在會議期間作簡短發(fā)言以介紹自己的企業(yè)、讓企業(yè)贊助會議現(xiàn)場使用設(shè)備等。
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