上海會議籌辦方案，上海會議籌辦流程安排上海會務會籌辦策劃公司 

上海會議籌辦方案，上海會議籌辦流程安排上海會務會籌辦策劃公司

   在準備會議之前，首先要明確會議的目的是什么？是要傳達上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機？

不管具體的目標如何，召開會議的基本目的都是傳達并貫徹所要執(zhí)行的經(jīng)營方針，使各個部門的經(jīng)營策略與公司目標協(xié)調(diào)一致，群策群力，找到解決問題的最佳方案。

會議準備

現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。

  會議準備

桌椅是最基本的設備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。

會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

資料、樣品

如果會議屬于業(yè)務匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

座次排定

一是環(huán)繞式。就是不設立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。

三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。

四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。

發(fā)言禮儀

會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應衣冠整齊，走上主席臺應步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質(zhì)。發(fā)言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。

自由發(fā)言則較隨意，應要注意，發(fā)言應講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。

如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態(tài)。

主持禮儀

各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。

1．主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

2．走上主席臺應步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，對快、熱烈的會議步頻應較慢。

3．入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

4．主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

5．主持人應根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。

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